Пояснения от Контур https://kontur.ru/logistika/spravka/22576-elektronnye_transportnye_nakladnye
Когда не нужно оформлять ЭТрН
Транспортная накладная не нужна, если нет договора перевозки и в перевозке не участвует привлеченный перевозчик (ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ). Электронный формат не меняет этих правил.
Перевозка без заключения договора перевозки. Например, поставщик доставляет свой товар покупателю собственным транспортом, а доставка не выделена как отдельная оплачиваемая услуга. Также договор перевозки не подписывают при самовывозе: покупатель на своем автомобиле забирает товар со склада поставщика. По согласованию сторон можно оформить ЭТрН для внутреннего контроля, но закон этого не требует.
Перевозка между подразделениями организации. Например, когда компания перевозит грузы между своими филиалами на собственном транспорте.
В этих случаях закон не требует оформлять ЭТрН, но бизнесу для налогового учета все равно нужно подтверждать расходы на транспортировку. Это можно сделать с помощью других документов — договоров, актов или путевых листов.